Concevoir des salles Microsoft Teams pour une collaboration hybride réussie

Dans un contexte de travail actuel en constante évolution, les salles Microsoft Teams (SMT) occupent une place centrale dans la garantie d'une collaboration harmonieuse. Il est essentiel que ces espaces soient soigneusement conçus afin de promouvoir une communication, une inclusion et une flexibilité de qualité supérieure dans des salles de tailles et configurations diverses. Voici comment concevoir des salles Microsoft Teams qui favorisent la productivité et l’engagement dans un milieu de travail moderne.

L’espace de réunion moderne

Avec la croissance des modèles de travail hybrides, il est essentiel que les espaces de réunion accueillent de manière équitable les participants présents en salle et ceux à distance. Les salles Microsoft Teams fournissent une expérience de communication unifiée en offrant des capacités exceptionnelles pour la vidéoconférence, l'audio et le partage de contenu. Des fonctionnalités telles que la connexion en un seul clic et la détection de proximité facilitent le démarrage et la gestion des réunions. Afin d'assurer un bon fonctionnement de ces fonctionnalités sur divers appareils, tels que sur les interfaces d'écran tactile et les ordinateurs portables personnels, il est essentiel de configurer le panneau tactile et le système de caméra dans les salles Microsoft Teams pour offrir une expérience uniforme.

Taille et disposition des salles

Les salles Microsoft Teams sont conçues pour différentes tailles de salle, chacune nécessitant des configurations audiovisuelles différentes :

• Petites salles (2 à 6 personnes) Ces salles sont équipées de configurations simples comprenant une caméra unique, un microphone et des haut-parleurs, ainsi qu'une commande à écran tactile, rendant leur utilisation facile tout en demeurant rentables. Choisir l’équipement approprié est essentiel afin de préserver la simplicité et l’abordabilité.
• Salles moyennes (6 à 12 personnes) Des systèmes audiovisuels améliorés, tels que des caméras intelligentes et des microphones montés au plafond, permettent d'améliorer la clarté audio et la visibilité dans ces espaces. Pour promouvoir une collaboration hybride, il est essentiel d’optimiser la visibilité et l’inclusion pour tous les participants lors de la configuration d’une salle Teams.
• Grandes salles Ces salles doivent être équipées de plusieurs caméras, de grands écrans et de microphones répartis pour assurer que la voix de chacun soit audible. Les outils d’automatisation simplifient la gestion de ces salles. La mise en place adéquate du mobilier et de la configuration des salles Teams garantissent l'engagement de tous les participants tout au long de la réunion.

Optimiser la qualité audio et vidéo

Une communication claire est l’épine dorsale de toute réunion hybride. L'utilisation d'équipements audio de qualité supérieure, tels que des microphones à formation de faisceau et la compensation d'écho acoustique (CEA), permet d'entendre chaque participant·e de manière optimale, quelle que soit leur localisation. Les aspects acoustiques, tels que la conception et l'insonorisation de la salle, sont indispensables au maintien d’une qualité sonore optimale. L'utilisation de caméras intelligentes avec cadrage automatique et suivi de l'interlocuteur ou de l'interlocutrice permet de créer une expérience plus engageante pour les participants à distance, donnant ainsi l'impression d'être physiquement présents. Les salles Microsoft Teams dotées d’écrans à résolution Ultra HD améliorent davantage l’expérience visuelle, notamment dans les grandes salles.

Intégration fluide à l’infrastructure existante

Pour être efficaces, les SMT doivent s'intégrer harmonieusement à l’infrastructure TI existante. Il est important d’évaluer des facteurs tels que la capacité de la bande passante, la compatibilité des équipements et les exigences de formation du personnel. Les solutions « audiovisuel sur protocole Internet » (AV-over-IP) offrent une flexibilité qui facilite la collaboration entre différentes salles ou édifices. L'optimisation des salles Microsoft Teams pour les réunions hybrides nécessite une coordination minutieuse de l'infrastructure et des systèmes audiovisuels.

Appareils certifiés pour une performance optimale

L'emploi de produits certifiés SMT, y compris les caméras, les microphones, les haut-parleurs et les commandes, garantit une intégration prête à être utilisée. Ces appareils garantissent la compatibilité avec Microsoft Teams, réduisant ainsi la complexité de la configuration et minimisant les problèmes techniques. Pour assurer la pérennité de la conception de vos salles Microsoft Teams, il est essentiel que les appareils soient compatibles avec les versions actuelles et futures des logiciels.

Partage de contenu et tableau blanc numérique

Une collaboration efficace repose sur la capacité de partager du contenu facilement et rapidement. Le partage de contenu sans fil permet aux participants de présenter leurs idées de manière fluide, qu’ils soient présents au bureau ou travaillant à distance. Les tableaux blancs numériques, tel que Microsoft Surface Hubs, offrent la possibilité de collaborer et de faire du brainstorming en temps réel. Alors que Microsoft Teams continue d'améliorer ses fonctionnalités de collaboration, il est prévu que les mises à jour de 2024 offrent davantage de moyens avancés pour collaborer en milieu hybride.

Automatisation et contrôle des salles

L’automatisation apporte une nouvelle dimension de commodité aux salles Microsoft Teams. À titre d'exemple, les détecteurs de mouvements optimisent l'utilisation de la salle en adaptant l'éclairage, les paramètres audiovisuels et les commandes environnementales en fonction de l'activité de la salle. L’intégration des systèmes audiovisuels aux outils de planification des salles facilite davantage la gestion des espaces de réunion. La conception de salles intégrant des capacités d'automatisation améliore à la fois l'expérience des utilisateurs et encourage également l'efficacité énergétique, contribuant ainsi à des pratiques de bureau durables.

Sécurité et gestion

La sécurité est une priorité absolue lors de la conception et de la gestion de salles Microsoft Teams. Tous les appareils et systèmes doivent respecter des protocoles de sécurité de niveau entreprise, y compris le chiffrement, l’authentification multifactorielles et le stockage sécurisé des données. Grâce à des plateformes telles que le Centre d’administration Microsoft Teams, il est possible de gérer les appareils à distance et d'obtenir des informations sur l'utilisation des salles, ce qui contribue à maintenir la sécurité et à garantir une performance optimale.

Inclusion et accessibilité

Il est essentiel de créer des environnements qui favorisent l'inclusion et l'accessibilité dans les espaces de réunion modernes. Les caméras dotées d'IA encadrant automatiquement les interlocuteurs et affichant plusieurs participants favorisent l'engagement, notamment pour les participants à distance. L'intégration de technologies d'assistance telles que la conversion de la parole en texte et le sous-titrage en direct permet à tous d'accéder aux réunions, y compris pour les personnes ayant une déficience auditive ou autres. Les salles Microsoft Teams doivent être axées sur la participation équitable de tous les membres, quelles que soient leurs capacités.

Pérenniser vos salles Microsoft Teams

Afin d'assurer la durabilité de votre investissement, il est essentiel de concevoir les salles Microsoft Teams en tenant compte de leur capacité de croissance et de leur adaptabilité. En réalisant les mises à jour logicielles et en intégrant les dernières fonctionnalités, vous garantissez que vos salles restent adaptées aux exigences en constante évolution de votre entreprise et de la collaboration. Les solutions évolutives seront plus faciles à modifier et à améliorer à mesure que votre entreprise évolue, assurant ainsi que les salles Microsoft Teams demeurent pertinentes dans le futur.

Conclusion

Concevoir des salles Microsoft Teams nécessite une approche réfléchie, un équilibre entre la taille de la salle, la qualité audiovisuelle et les outils de collaboration. En créant des espaces flexibles, inclusifs et sécurisés, les organisations peuvent s’assurer que leurs ressources hybrides collaborent efficacement, quel que soit leur emplacement. Des stratégies de conception durable et des technologies de pérennisation garantiront que vos salles de réunion resteront efficaces, adaptables et alignées sur les besoins de votre entreprise pour les années à venir.

Si vous remodelez votre espace de bureaux actuel autour des salles Microsoft Teams, , communiquez avec l’équipe de New Era pour découvrir comment nous pouvons vous aider.